Wat mag wel en niet met cliëntgegevens in Copilot?

Je komt terug van een keukentafelgesprek. Je aantekeningen staan half in je schrift en half in je hoofd, en je weet: dit verslag moet vandaag nog de deur uit. Copilot staat klaar op je laptop. Maar mag je dat er eigenlijk in zetten?

Ik heb vijftien jaar in gemeentehuizen gewerkt, en dit is de vraag die ik nu het vaakst hoor van teams in het sociaal domein. Het antwoord is: dat hangt ervan af. Maar het is minder vaag dan je denkt.

Copilot is niet ChatGPT

Eerst het verschil dat de meeste mensen niet kennen. Microsoft 365 Copilot werkt binnen de omgeving van je eigen gemeente. Het kijkt mee in je eigen mail, documenten en Teams, met precies dezelfde rechten die jij al hebt. De gratis versie van ChatGPT, of een AI-app op je telefoon, staat daar helemaal buiten.

Dat scheelt nogal. Een verslag met namen erin in een gratis tool plakken is een datalek dat nog even wacht. In de Copilot-omgeving van je gemeente ligt dat anders. Maar anders is nog niet hetzelfde als: alles mag.

Wat de overheid zelf heeft uitgezocht

SLM Rijk en SURF hebben een privacyonderzoek gedaan naar Microsoft 365 Copilot, een zogenaamde DPIA. De eerste versie kwam uit op vier hoge risico’s. In september 2025 verscheen een herziene versie. Microsoft had inmiddels maatregelen genomen, en de hoge risico’s waren teruggebracht.

Er bleven twee middelgrote risico’s over. Het eerste is dat Copilot onjuiste persoonsgegevens kan verzinnen: het schrijft met grote stelligheid iets over een inwoner op wat gewoon niet klopt. Het tweede gaat over hoe lang bepaalde gegevens bewaard blijven. Het advies was dus geen vrijbrief, maar ook geen verbod. Begin ermee, maar doe het bewust.

Daar hoorde een lijstje bij voor organisaties. Stel eerst een AI-beleid vast. Maak afspraken over waarvoor je het wel en niet gebruikt. Regel goed wie bij welke bestanden kan. En doe een eigen DPIA voor je eigen situatie.

Wat ik teams aanraad

Dat lijstje is voor de organisatie. Een consulent Wmo wil maandag gewoon weten wat hij wel en niet doet. Dit is de lijn die ik in trainingen aanhoud, altijd naast het beleid van de gemeente zelf.

Wat meestal prima kan:

• teksten schrijven en herschrijven;
• een brief of beschikking uitleggen in B1-taal, zodat een inwoner hem snapt;
• openbare stukken samenvatten;
• structuur brengen in je eigen aantekeningen, zonder namen erin.

Wat je niet doet:

• BSN, cliëntdossiers of gezondheidsgegevens in een gratis AI-tool zetten;
• bijzondere persoonsgegevens verwerken als het beleid van je gemeente dat niet toestaat;
• een besluit over een inwoner laten nemen door AI;
• output overnemen zonder dat je hem zelf hebt gelezen en gecontroleerd.

Die laatste is de belangrijkste. Juist omdat Copilot dingen kan verzinnen, blijf jij verantwoordelijk voor wat er in het dossier komt. AI schrijft het eerste concept, jij zet je handtekening.

Het echte risico zit ergens anders

Het grootste risico zie ik niet in Copilot zelf. Dat zit in rechten die al jaren niet goed geregeld zijn. Copilot vindt alles waar jij bij kunt. Staat er ergens een map met dossiers open die daar niet hoort, dan vindt Copilot die ook. Het probleem was er al, AI maakt het alleen zichtbaar.

Daarom begin ik nooit met prompten. Ik begin met drie vragen: wat mag er, waar staat wat, en wie kan erbij? Als dat helder is, geeft dat rust. Mensen durven het dan gewoon te gebruiken, en ze hoeven het niet meer stiekem te doen.

Ik ben geen jurist en dit is geen juridisch advies. Leg het altijd naast het AI-beleid van je eigen gemeente, en vraag je FG als je twijfelt.

Wil je dit met je team in één dag goed neerzetten, met jullie eigen voorbeelden? Kijk dan bij de AI-training voor gemeenten.

Bron: iBestuur, Stoplicht op oranje na herzien privacyonderzoek Copilot