Weekly review: de weekscan van 30 minuten die je week redt

Bijna iedereen die met een takenlijst of met GTD begint, haakt op hetzelfde punt af. Niet bij het verzamelen en niet bij het organiseren, maar bij de weekly review. Ik noem hem de weekscan. De eerste weken lukt het. Dan komt er een drukke week, de weekscan schiet erbij in, en na een maand vertrouw je je lijst niet meer. Dan gaat alles weer terug je hoofd in.

Mijn stelling: een weekscan hou je niet vol op wilskracht. Daar heb je een systeem voor nodig, en de weekscan is zelf onderdeel van dat systeem. In dit artikel lees je hoe je hem plant, wat erin zit en hoe je hem volhoudt, ook in drukke weken.

Waarom je weekscan erbij inschiet

Niks gaat vanzelf. Vergelijk het met nieuwe schoenen inspuiten tegen vlekken. Doe je dat niet, dan kun je ze na een jaar of twee weggooien. Met je takenlijst is het niet anders. Onderhoud je hem niet, dan wordt het een lange lijst waar je niet meer naar kijkt.

We pakken tegenwoordig liever een nieuwe app dan dat we de oude bijhouden. Maar het systeem is het probleem bijna nooit. Volhouden is de echte vaardigheid.

Wat is een weekly review?

Een weekly review is een vast moment per week waarop je je lijsten bijwerkt, terugkijkt en vooruitkijkt. Het idee komt uit GTD van David Allen. Het doel is niet om plannen te maken. Het doel is dat je je lijst weer vertrouwt, zodat je hoofd het niet hoeft te doen.

Zonder weekscan raakt je lijst vervuild. Er staan taken op die al lang klaar zijn, projecten zonder volgende stap, en dingen waar je op wacht maar die je vergeten bent. Dan ga je toch weer in je hoofd bijhouden wat er echt speelt.

Zo plan je je weekscan (en hou je hem vol)

1. Kies een vaste dag en tijd. Bij mij is dat vrijdagochtend, rond half elf. Dan heb ik de rest van de vrijdag om af te ronden wat eruit komt, ga ik het weekend in met een leeg hoofd en begin ik maandag niet bij nul. Een ander moment kan ook, als het maar elke week hetzelfde is.
2. Zet hem in je agenda en plan er niets overheen. Het is een afspraak met jezelf. Komt er iemand met een overleg op dat tijdstip, dan heb je al een afspraak.
3. Hou hem kort. Een halfuur is genoeg. Liever elke week dertig minuten dan eens per maand twee uur.
4. Maak er één terugkerende taak van. In Todoist heb ik één taak die elke vrijdagochtend terugkomt, met de checklist als subtaken eronder. Hoe ik de rest van Todoist heb ingericht, lees je in Todoist inrichten volgens GTD.
5. Week gemist? Volgende week gewoon weer. Niet inhalen, niet balen. De volgende weekscan duurt dan misschien tien minuten langer, meer niet.

De checklist: drie rondes in 30 minuten

Kopieer deze lijst naar je eigen takenapp als subtaken onder je terugkerende weekscan.

Ronde 1: leegmaken (ongeveer 10 minuten)

• Inbox van je takenapp naar nul: elke taak een plek geven
• Mailbox doorlopen: wat is eigenlijk een taak? Zet die in je takenapp
• Losse aantekeningen verwerken: briefjes, notities van overleggen, foto’s van het whiteboard
• Korte braindump: wat zit er nog in je hoofd dat nergens staat?

Ronde 2: bijwerken (ongeveer 15 minuten)

• Agenda van afgelopen week: zijn er acties blijven hangen?
• Agenda van de komende twee weken: moet je ergens iets voor voorbereiden?
• Alle projecten langs: heeft elk project een volgende stap?
• Je lijst met wachten: moet je iemand herinneren?
• Taken die al weken doorschuiven: doen, aan een ander geven of weggooien

Ronde 3: vooruitkijken (ongeveer 5 minuten)

• Je lijst voor later doorlopen (bij mij heet die Misschien/Dromen): wil je hier nu iets mee?
• Welke drie dingen doen er volgende week echt toe?

Wil je er een vraag aan toevoegen, hou het dan bij twee: wat liep deze week goed, en wat schoof steeds door? Eén zin per vraag is genoeg. Het gaat erom dat je het patroon ziet, niet dat je een dagboek schrijft.

Wat het je oplevert

Na je weekscan weet je weer precies waar je staat. Niks hoeft nog in je hoofd, want alles staat op een plek die je vertrouwt. Je klapt vrijdag je laptop dicht en het weekend is echt weekend.

En maandagochtend? Dan open je je takenlijst en weet je waar je begint. Geen half uur zoeken in je mail naar wat er ook alweer speelde.

Lukt het je alleen niet?

Dat is geen schande. Gewoontes die er al jaren in zitten, krijg je niet in een weekend los. In Het Opgeruimde Hoofd zetten we in zes weken samen je systeem neer, met je eerste weekscans erbij, tot het een gewoonte is. Daarna zetten we AI erop om je werk te versnellen. Klikt het na de eerste sessie niet, dan krijg je je geld terug.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een weekly review?

Een halfuur, als je hem elke week doet. De eerste keer duurt langer, omdat je dan alles voor het eerst op orde brengt. Reken dan op een uur.

Wat is de beste dag voor een weekly review?

De dag die je elke week kunt vasthouden. Ik doe hem op vrijdagochtend: dan heb ik nog de rest van de dag om op te pakken wat eruit komt, en ga ik met een leeg hoofd het weekend in. Maandagochtend kan ook.

Wat als ik een week oversla?

Dan doe je volgende week gewoon de volgende. Niet inhalen. Sla je er structureel over, kijk dan of de checklist te lang is, of het moment niet past.

Heb ik een template nodig?

Nee. De checklist hierboven is genoeg. Zet hem als subtaken in je takenapp en pas hem aan na een paar weken.

---

Begin je eerste weekscan met De grote braindump lijst
Je eerste weekscan wordt een stuk makkelijker als je hoofd al leeg is. Loop De grote braindump lijst door en zet alles op je lijst. Gratis.
Naar De grote braindump lijst

---

Rien Bosma is productiviteitscoach en AI-trainer uit Haren. Hij was 15 jaar projectleider bij onder meer gemeenten, GGD’s, een ziekenhuis en een meldkamer, en trainde inmiddels meer dan 100 professionals. Zijn methode: uit je hoofd, op een lijst.