AI-geletterdheid checklist: wat moet je als organisatie regelen?

Sinds 27 juli 2026 staat er een andere tekst in artikel 4 van de AI Act, het artikel over AI-geletterdheid. “Het is versoepeld” hoor je dan. Dat klopt half. De lat ligt lager, maar de plicht is er nog steeds.

In mijn eerdere artikel lees je wat de AI Act van je medewerkers vraagt. Dit artikel is het praktische vervolg: een AI-geletterdheid checklist in acht stappen. Geen juridisch verhaal, maar wat je morgen kunt regelen.

Wat is er veranderd aan artikel 4?

Sinds 2 februari 2025 is AI-geletterdheid verplicht voor elke organisatie die AI gebruikt. Tot de zomer van 2026 stond er dat je als organisatie moest zorgen voor een toereikend niveau van AI-geletterdheid bij je medewerkers.

Met de zogenoemde digitale omnibus (Verordening (EU) 2026/1744) is die tekst aangepast. Je moet nu maatregelen nemen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen. Daarbij kijk je naar de kennis en ervaring van je mensen, waarvoor ze AI gebruiken en wie er last van kan hebben als het misgaat. Je hoeft niet bij elke medewerker een bepaald niveau te garanderen.

Wat betekent dat in gewone taal? Een certificaat of examen is niet verplicht, en er staat nergens een vast aantal uren of een verplichte cursus. Maar niets doen mag ook niet: het voorstel om de plicht helemaal te schrappen, heeft het niet gehaald. Je moet kunnen laten zien wat je doet. Een trainingsprogramma, duidelijke spelregels en terugkerende aandacht zijn het uitgangspunt.

De checklist in acht stappen

1. Breng in kaart welke AI er al gebruikt wordt

Ook de onofficiële. De Copilot-licentie die IT heeft uitgerold, maar ook de ChatGPT op iemands privételefoon waar af en toe een mail in wordt geplakt. Vraag het gewoon, zonder er een strafzaak van te maken. Je wilt weten wat er speelt.

2. Bepaal per groep wat ze moeten weten

Een medewerker die met Copilot een vergadering samenvat, heeft andere kennis nodig dan een beleidsadviseur die AI inzet voor analyses. En in het sociaal domein, waar het om inwoners gaat, ligt de lat hoger dan bij de interne nieuwsbrief. Maak drie of vier groepen, niet dertig.

3. Zet de spelregels op één A4

Welke tools mogen? Wat mag er nooit in, zoals persoonsgegevens en cliëntgegevens? Wie controleert wat AI oplevert voordat het de deur uitgaat? Hou het kort. Een AI-beleid van twintig pagina’s leest niemand, en een regel die niemand kent, werkt niet.

4. Train met het eigen werk

Geen algemene filmpjes over wat AI is, maar oefenen met de mails, verslagen en documenten waar mensen echt mee werken. Dan zien ze meteen waar AI helpt en waar het de mist in gaat. Dat laatste is minstens zo belangrijk.

5. Wijs een aanspreekpunt aan

Iemand bij wie medewerkers terechtkunnen met de vraag “mag dit?” Vaak is dat iemand van informatiebeveiliging of privacy, samen met je functionaris gegevensbescherming (FG). Als iedereen het zelf moet uitzoeken, gaat iedereen het anders doen.

6. Leg vast wat je doet

Wie heeft welke training gehad, wanneer, en welke spelregels gelden er? Een simpel overzicht is genoeg. Dit is je bewijs als iemand vraagt wat je aan AI-geletterdheid doet.

7. Kom terug na zes weken

Een nieuwe gewoonte kost 30 tot 90 dagen. Een eenmalige training zakt weg als niemand er na een paar weken nog naar vraagt. Plan daarom een terugkommoment: wat werkt er, waar lopen mensen tegenaan, welke spelregel moet anders?

8. Neem het op in de inwerkperiode en kijk er jaarlijks naar

Nieuwe collega’s krijgen de spelregels en een korte training bij hun start. En één keer per jaar kijk je of je overzicht van stap 1 nog klopt. De tools veranderen sneller dan je beleid.

Extra voor gemeenten en andere publieke organisaties

Zet je AI in bij besluiten over inwoners, bijvoorbeeld bij de beoordeling van een aanvraag voor een uitkering of een voorziening? Dan kom je mogelijk in de categorie hoog risico, met zwaardere eisen. Die regels gelden door dezelfde omnibus niet meer vanaf augustus 2026, maar vanaf 2 december 2027. Dat klinkt ver weg, maar voor een gemeente is dat over één begrotingscyclus. Ga daar nu al over in gesprek met je FG.

Voor het gewone werk, zoals mails, verslagen en samenvattingen, is de checklist hierboven genoeg.

Waar het eigenlijk om gaat

AI-geletterdheid gaat niet over licenties of paragrafen. Het gaat erom dat je mensen weten wat ze doen. AI pakt het uitvoerende werk, jij houdt het denkwerk. Wie dat snapt, gebruikt AI veilig en haalt er tijd uit. Minder typwerk, meer ruimte in je hoofd.

Ik ben geen jurist. Wat er precies voor jouw organisatie geldt, check je bij je FG of een jurist. Deze checklist is het praktische deel.

Stap 4 en 7 in één keer geregeld

In de AI-training voor organisaties werken je medewerkers een dag lang met hun eigen werk, in de tool die jullie gebruiken: Copilot, Claude of Mistral. Na zes weken kom ik terug voor een sessie van twee uur. Je hebt daarna ook meteen iets om vast te leggen. €3.250 per groep van 12 tot 14 deelnemers.

Veelgestelde vragen

Is AI-geletterdheid verplicht?

Ja. Sinds 2 februari 2025 voor elke organisatie die AI gebruikt. Sinds 27 juli 2026 is de tekst aangepast: je moet maatregelen nemen die AI-geletterdheid ondersteunen, maar je hoeft niet per medewerker een niveau te garanderen.

Moet elke medewerker een AI-certificaat halen?

Nee. De wet schrijft geen certificaat, examen of aantal uren voor. Training is een van de manieren om aan de plicht te voldoen.

Geldt het ook als we alleen Copilot of ChatGPT gebruiken?

Ja. Ook als je medewerkers alleen een algemene AI-assistent gebruiken voor hun werk, gebruikt je organisatie AI. Dan geldt artikel 4.

Wat is het verschil met de regels voor hoog risico?

Artikel 4 geldt voor iedereen die AI gebruikt. De regels voor hoog risico gelden alleen voor bepaalde toepassingen, zoals AI bij besluiten over uitkeringen of voorzieningen. Die gaan in op 2 december 2027.

---

Plan een kennismaking van 20 minuten
Benieuwd waar jouw organisatie staat met AI-geletterdheid? In twintig minuten kijken we samen welke stappen je al hebt gezet en wat er nog mist.
Plan een kennismaking

---

Rien Bosma is productiviteitscoach en AI-trainer uit Haren. Hij was 15 jaar projectleider bij onder meer gemeenten, GGD’s, een ziekenhuis en een meldkamer, en geeft AI-trainingen aan organisaties en publieke instellingen. Zijn methode: uit je hoofd, op een lijst.