Wat ik met je gegevens doe

1. Wie verantwoordelijk is

Bosma Consulting B.V., Kloostersingel 58, 9751 NZ Haren (Groningen), KvK 84927224. Rien Bosma is het aanspreekpunt voor alles rond privacy. Mail naar rien@bosmaconsulting.nl.

Deze verklaring geldt voor deze website, de online cursus en alle coaching en trainingen die ik geef.

2. Welke gegevens ik verwerk

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, en bij bedrijven de organisatie en je functie.
• Bestel- en betaalgegevens: wat je gekocht hebt, factuuradres, en of de betaling gelukt is. Je bankgegevens zelf zie ik niet, die verwerkt de betaalprovider.
• Cursusgegevens: je account, en welke lessen je bekeken hebt.
• Traject- en trainingsgegevens: afspraken, aantekeningen uit sessies, en wat je zelf deelt over je werk en hoe je het organiseert.
• Websitegegevens: hoe bezoekers de site gebruiken, via cookies. Zie artikel 9.

Ik vraag nooit naar medische gegevens en leg die ook niet vast. Vertel je zelf iets over je gezondheid omdat het meespeelt in hoe je werkt, dan gebruik ik dat alleen binnen je traject en alleen als je daar uitdrukkelijk mee instemt.

3. Waarvoor en op welke grond

• Om de cursus, coaching of training te leveren, afspraken te plannen en je te factureren. Grond: de overeenkomst die we sluiten.
• Om mijn administratie te bewaren zoals de Belastingdienst vraagt. Grond: een wettelijke plicht.
• Om je vraag te beantwoorden als je mailt, appt of het contactformulier gebruikt, en om de website te verbeteren. Grond: mijn gerechtvaardigd belang.
• Om gesprekken op te nemen en om analysecookies te plaatsen. Grond: jouw toestemming. Die kun je altijd weer intrekken.

4. Gesprekken opnemen met Plaud

Soms neem ik een coachgesprek op met Plaud, zodat ik kan luisteren in plaats van aantekeningen maken. Plaud maakt er een uitgeschreven tekst en een samenvatting van. Daaruit haal ik de afspraken en acties voor jouw traject.

• Ik vraag aan het begin van het gesprek of het goed is. Zeg je nee, dan neem ik niets op. Dat heeft geen enkel gevolg voor je traject.
• De opname zelf verwijder ik binnen 30 dagen.
• De samenvatting en de afspraken bewaar ik bij je traject, net zo lang als mijn andere aantekeningen (zie artikel 7).
• Sessies met Rosanne neem ik niet op.

5. Samenwerken met Rosanne

In Het Vrije Hoofd werk ik samen met Rosanne van der Krol, GZ-psycholoog. Zij krijgt van mij alleen wat nodig is voor jullie sessies: je naam, je contactgegevens en de afspraken uit het traject. Zij bewaart zelf geen gegevens van jou en legt niets van jou vast. Wat je in een sessie met haar bespreekt, blijft tussen jullie, tenzij je zelf zegt dat ze het met mij mag delen. Als GZ-psycholoog valt ze onder het beroepsgeheim.

6. Meekijken in je mail, agenda of Todoist

Om je systeem goed in te richten kijk ik soms mee in je eigen tools. Dat gaat zo:

• Alleen als jij erbij bent of het vraagt, meestal via scherm delen.
• Jij bepaalt wat je laat zien. Ik kopieer niets naar mijn eigen systemen en bewaar geen wachtwoorden.
• Heb je me tijdelijk toegang gegeven, dan trek je die na afloop in of wijzig je je wachtwoord.
• Wat ik zie, valt onder geheimhouding. Ook als het over anderen gaat, zoals collega's in je mail.

7. Hoe lang ik gegevens bewaar

• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar. Dat is de wettelijke bewaarplicht.
• Aantekeningen en samenvattingen uit een coachtraject: tot 2 jaar na het einde van het traject. Handig als je later terugkomt. Wil je dat ik ze eerder verwijder, dan doe ik dat.
• Opnames van gesprekken: maximaal 30 dagen.
• Je cursusaccount: zolang je toegang hebt. Vraag je om verwijdering, dan verdwijnt het account en daarmee je toegang.
• Mails, appjes en berichten via het contactformulier die niet tot een opdracht leiden: maximaal 1 jaar.

8. Wie er nog meer bij kan

Ik deel je gegevens alleen met partijen die ik nodig heb om mijn werk te doen. Met hen heb ik afspraken over beveiliging en geheimhouding. Het gaat om:

• Plug&Pay: bestellingen, betalingen en de cursusomgeving, samen met de betaalprovider die Plug&Pay gebruikt.
• WordPress: de hosting van deze website en het contactformulier.
• Google Analytics: bezoekersstatistieken en gedrag op de website.
• Calendly: afspraken inplannen. Zoom en Microsoft Teams: online sessies.
• WhatsApp: als je me via WhatsApp een bericht stuurt, of als we dat voor support tijdens je traject gebruiken.
• Plaud: opnemen en uitschrijven van gesprekken, alleen met je toestemming.
• Mijn boekhouder: voor de administratie.

Een paar van deze diensten verwerken gegevens ook buiten de Europese Unie, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat mag alleen als er passende waarborgen zijn, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Cookies

• Functionele cookies zijn nodig om de site en het afrekenen te laten werken. Daar vraag ik geen toestemming voor.
• Analysecookies van Google Analytics laten zien hoe de site gebruikt wordt: welke pagina's bezoekers bekijken en hoe ze zich door de site bewegen. IP-adressen worden ingekort en Google mag de gegevens niet voor eigen doelen gebruiken.

Analysecookies plaats ik pas als je daar in de cookiemelding ja op zegt. Je kunt je keuze altijd aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de site, of cookies wissen in je browser.

10. Hoe ik je gegevens beveilig

Ik werk met tools die versleuteling en tweestapsverificatie gebruiken, houd mijn apparaten bijgewerkt en beveiligd met een wachtwoord, en geef alleen toegang aan mensen die het nodig hebben voor hun werk. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan meld ik dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat moet, en laat ik het jou weten als het voor jou gevolgen kan hebben.

11. Jouw rechten

Je mag altijd:

• vragen welke gegevens ik van je heb, en een kopie krijgen;
• laten verbeteren wat niet klopt;
• laten verwijderen wat ik niet meer hoef te bewaren;
• bezwaar maken tegen hoe ik je gegevens gebruik, of dat laten beperken;
• je gegevens meenemen naar een andere partij;
• je toestemming intrekken, bijvoorbeeld voor opnames of cookies.

Mail je verzoek naar rien@bosmaconsulting.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord. Soms vraag ik je eerst te laten zien dat jij het bent, zodat ik je gegevens niet aan de verkeerde geef.

Ben je niet tevreden over hoe ik ermee omga, dan hoor ik dat graag eerst. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe ik met gegevens werk, bijvoorbeeld omdat ik een nieuwe tool ga gebruiken, dan pas ik deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien welke versie je leest.