Todoist inrichten volgens GTD: zo staat het bij mij

David Allen, de bedenker van GTD (Getting Things Done), zegt dat het niet uitmaakt welke tool je gebruikt. Papier, een app, een schoenendoos: als het maar werkt. Daar ben ik het niet mee eens. Voor mij maakt de tool juist het verschil, en die tool is Todoist.

Waarom? Omdat je een systeem niet op wilskracht volhoudt, en wilskracht raakt op. Meestal rond vier uur ’s middags, of om half twaalf ’s avonds. Je notitieboekje ligt thuis als je in een overleg zit. Het whiteboard hangt op kantoor. Todoist zit in je broekzak. Je haalt er in een paar seconden iets uit je hoofd, zonder het eerst te hoeven ordenen.

In dit artikel laat ik zien hoe ik Todoist en GTD combineer, en hoe ik Todoist heb ingericht. Geen veertig labels en twaalf filters, maar zo simpel mogelijk, zodat je het volhoudt.

GTD in vier stappen, vertaald naar Todoist

GTD kent vijf stappen. Ik heb er voor mijn methode vier van gemaakt: verzamelen, organiseren, evalueren en doen. Zo zet je ze in Todoist.

1. Verzamelen: de inbox is je dumplek

Alles komt eerst in de Inbox. Niet sorteren, niet plannen, gewoon erin. Dat is de hele truc.

Zorg dat dat snel gaat. Zet de Todoist-app op je telefoon op je beginscherm en leer de sneltoets voor snel toevoegen op je laptop. Typ gewoon “maandag 9 uur Joke bellen over planning” en Todoist herkent zelf de datum en tijd. Liever praten? Spreek het in, met de microfoon van je telefoon of met een dicteertool als Wispr Flow.

Mails die een taak zijn, stuur je door naar Todoist. Dan hoeft je mailbox geen takenlijst te zijn, want dat is hij niet.

Weet je niet waar je moet beginnen? Maak eerst een braindump en zet alles in je Inbox.

2. Organiseren: elke taak een vaste plek

Als je weet waar een taak thuishoort, hoef je er niet steeds opnieuw over na te denken. Bij mij ziet dat er zo uit:

• Bovenaan twee hoofdprojecten: Privé en Werk. Daaronder een project per onderdeel. Bij Privé zijn dat bijvoorbeeld Verjaardagen, Huis & Klussen en Reizen & Vakanties. Bij Werk een project per product en een map Opdrachtgevers met een project per klant.
• Elk project heeft een eigen kleur, zodat ik in één oogopslag zie waar iets bij hoort.
• Eén project Eénmalige taken: alles wat geen project is maar wel moet gebeuren, zoals de autoverzekering opzeggen of een cadeau bestellen.
• Referentiemateriaal en Misschien/Dromen als twee aparte projecten. Naslag is iets anders dan ideeën voor later, en ideeën voor later horen niet tussen je taken van deze week.

Daarnaast gebruik ik een handvol labels. Die zijn er voor drie dingen:

• Waar de bal ligt: Wachten_op als ik op een ander wacht, Volgend voor de eerstvolgende stap in een project.
• Waar of waarmee ik het doe: Bellen, Thuis, Kantoor, Computer/internet, Winkel, en Overal voor dingen die echt overal kunnen.
• Hoeveel tijd het kost: 5min, 15min en 60min. Heb ik tien minuten tussen twee overleggen, dan klik ik op 5min en pak er iets uit.

Mijn belangrijkste regel: zet alleen een datum op een taak als die echt op die dag moet. Zet je overal een datum op, dan staan er morgen veertig taken op Vandaag. Dan vertrouw je je lijst niet meer, en dan zit het binnen een week weer in je hoofd. Ik plan er maximaal zes per dag.

3. Evalueren: één terugkerende taak voor de weekscan

Eén keer per week loop ik alles na. In Todoist is dat bij mij één terugkerende taak op vrijdagochtend, met de checklist als subtaken eronder. Geen apart project, geen ingewikkeld sjabloon. Taak openen, subtaken afvinken, klaar.

4. Doen: begin en eindig met Vandaag

Veel mensen openen ’s ochtends als eerste hun mailbox. Dan ben je de hele dag aan het reageren op andermans prioriteiten. Ik open eerst Todoist, kijk naar Vandaag, pak een taak en vink af.

Aan het eind van de dag, rond een uur of vier, kijk ik nog een keer: wat staat er morgen? Dan klap ik mijn laptop dicht met een leeg hoofd. Nou, hoe lekker is dat?

Wat ik bewust niet doe

Ik maak geen label voor elke situatie. Elk label is iets dat je moet onderhouden, en hoe meer je moet onderhouden, hoe sneller je afhaakt. Ik gebruik mijn mailbox niet als takenlijst. En ik ga niet elke maand een nieuwe app proberen. Een systeem wordt pas goed als je het volhoudt.

Werk je met Microsoft To Do?

Kan ook prima, zeker als je organisatie met Microsoft 365 werkt, zoals veel gemeenten. Gebruik dan lijsten als projecten en Mijn dag als je Vandaag. Markeer je een mail in Outlook met een vlag, dan verschijnt die vanzelf in To Do. Contexten zijn wat lastiger in To Do. Die heb je bij het begin ook niet nodig: eerst verzamelen en een vaste plek per taak, de rest komt later.

En waar komt AI erbij?

Pas als je systeem staat. Ik heb Todoist gekoppeld aan Claude, en dan kan Claude bijvoorbeeld meekijken hoe mijn werk en privé verdeeld zijn, of mijn aantekeningen van een overleg omzetten in taken. Supervet, maar alleen omdat elke taak al een vaste plek heeft. AI op een rommelige lijst maakt vooral een snellere rommelige lijst.

Leer het in één keer goed

In de online cursus persoonlijke effectiviteit zit naast acht korte lessen een Todoist-deepdive van 45 minuten. Daarin laat ik stap voor stap zien hoe je dit inricht, met mijn eigen Todoist op het scherm. Voor €147, in je eigen tempo.

Veelgestelde vragen

Moet ik GTD helemaal volgen om Todoist goed te gebruiken?

Nee. Begin met verzamelen in je Inbox en een vaste plek per taak. Dat alleen geeft al veel rust. De rest bouw je erbij als het eerste deel een gewoonte is.

Hoeveel labels heb ik nodig?

Minder dan je denkt. Ik heb er elf, en een paar daarvan gebruik ik bijna nooit. Begin met een label voor wachten en een handvol plekken. Gebruik je een label een maand niet, gooi het dan weg.

Todoist of Microsoft To Do?

Werk je organisatie met Microsoft 365 en wil je niet nog een app, kies dan To Do. Wil je de meeste vrijheid, met labels, filters en koppelingen met andere tools, dan is Todoist voor mij de beste keuze.

Hoeveel projecten mag ik maken?

Zoveel als je nodig hebt, zolang elk project een volgende stap heeft. Een project zonder volgende stap is een wens. Die hoort in Misschien/Dromen.

---

Vul je Inbox met De grote braindump lijst
De makkelijkste start met Todoist: loop De grote braindump lijst door en zet alles wat je tegenkomt in je Inbox. Gratis.
Naar De grote braindump lijst

---

Rien Bosma is productiviteitscoach en AI-trainer uit Haren. Hij was 15 jaar projectleider bij onder meer gemeenten, GGD’s, een ziekenhuis en een meldkamer, en trainde inmiddels meer dan 100 professionals. Zijn methode: uit je hoofd, op een lijst.